VIATICOS Y GASTOS DE TERCEROS. – Deducción – Acumulación

Es muy importante como empresa distinguir estos dos conceptos para su tratamiento fiscal y la forma de comprobarlos.

Definiciones –

Viáticos- Son gastos que hace un trabajador directamente ya sea con sus propios recursos o con fondos proporcionados por el empleador para conceptos como hospedaje, transporte, alimentos, renta de auto y cualquier otro gasto derivado de un viaje fuera de una faja de 50 kilómetros alrededor del establecimiento del contribuyente.

Gastos de Terceros- Son cualquier gasto del contribuyente a través de un tercer incluidos activos o gastos que no se cataloguen como viáticos.

DEDUCCION DE LOS VIATICOS.

Características para que sean deducibles:

• Que sean en una faja de 50 kilómetros alrededor del establecimiento del contribuyente.
• Solo son deducibles cuando la persona que efectúa la erogación sea un trabajador del contribuyente o le preste servicios profesionales.
• En el caso de gastos en territorio nacional se debe contar con los CFDI a nombre del contribuyente por cuenta de quien se efectuó el gasto, sea empleador o contratante en caso de servicios profesionales.
• Cuando sean en el extranjero por lo menos deben contar con Nombre, denominación social, domicilio, número de identificación fiscal o su equivalente, lugar y fecha de expedición, RFC de la persona a favor de quien se expida o, en su defecto, nombre o denominación social, cantidad, unidad de medida y clase de los bienes o mercancías o descripción del servicio y el valor unitario en número e importe total en número o letra.

Límites:

Alimentación. – $750 diarios en territorio nacional por beneficiario y $1,500.00 en el extranjero además de contar con documentación que ampare hospedaje o transporte.

Renta de Automóviles. – $850 en territorio nacional o en el extranjero siempre y cuando se cuenta con la documentación comprobatoria del hospedaje o transporte.

Hospedaje. – $3,850 en territorio nacional o en el extranjero siempre y cuando se cuenta con la documentación comprobatoria del transporte.

Los anteriores gastos pueden ser pagados con tarjeta de crédito o débito de quien hace el viaje.

¿Los viáticos son ingresos para el trabajador?

El artículo 93, fracción XVII de la LISR, establece que los viáticos pagados por el empleador a sus trabajadores están exentos del ISR siempre que se compruebe que fueron efectivamente utilizados en servicios del patrón y que se respalden con los CFDI´s correspondientes. De no ser así se considerarán ingresos acumulables para los empleados. A lo anterior la facilidad de no presentar CFDI por hasta el 20% del total de los viáticos erogados en cada ocasión (vg. Propinas) el cual tiene un límite de $15,000.00 en el ejercicio fiscal.

Aquellos viáticos que tengan comprobación mediante CFDI´s y se cumplan los requisitos correspondientes se considerarán ingresos exentos para el trabajador e incluirse en su recibo de nomina correspondiente.

Aquellos viáticos que no se comprueben adecuadamente se considerarán como ingresos gravados para el trabajador.

DEDUCCION DE LOS GASTOS POR TERCEROS.

Los gastos por terceros tienen dos modalidades, REEMBOLSO POSTERIORES A LAS EROGACIONES Y EROGACIONES ANTES DE LOS GASTOS.

En el reembolso posterior a las erogaciones el tercero, que normalmente sería el empleado o un prestador de servicios profesionales, deberá solicitar el CFDI correspondiente a nombre del contribuyente y el reintegro de las erogaciones deberá hacerse mediante cheque o transferencia por el monto igual al CFDI expedido por los proveedores de bienes o servicios.

En el caso de erogaciones antes de los gastos, el contribuyente deberá entregar el dinero mediante cheque nominativo o transferencia al tercero.

El tercero deberá identificar en cuenta independiente y solamente dedicada para este fin los importes de dinero que le sean proporcionadas para erogaciones por cuenta de contribuyentes, deberá solicitar el CFDI correspondiente en favor del contribuyente y en caso de existir un remanente de dinero deberá reintegrarlo al contribuyente de la misma forma como le fue proporcionado el dinero. El tercero deberá reintegrar el dinero a más tardar en diciembre del ejercicio fiscal y en el caso de haber recibido dinero en diciembre lo deberá reintegrar a más tardar el 31 de marzo del ejercicio siguiente, en caso de no hacerlo deberá emitir un CFDI de ingreso y reconocerlo en su contabilidad en el ejercicio fiscal donde fue percibido.

Pueden existir confusiones de como manejar algunos gastos, sí como viáticos o como gastos por terceros, daré un ejemplo breve.

Alguien es enviado en comisión de trabajo de CDMX a Monterrey, los viáticos son muy claros en la ciudad de Monterrey pero puede existir la confusión en el caso de los gastos efectuados en CDMX por ejemplo el taxi de ida y vuelta a casa.  Ese gasto no se considera un viático porque no está fuera de la faja de 50 Kms. que marca la Ley del ISR y debe registrarse como un gasto general y no como viático.

CONCLUSIÓN.

Es muy importante establecer las políticas de viáticos y gastos hechos por cuenta de las empresas así como distinguir la diferencia de los mismos, con el fin de no tener incertidumbre en la deducción de los mismos y no crear un problema tanto a nuestros empleados como a la empresa misma.

Juan Pablo Díaz

AUREN MÉXICO